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Responsable du Service Etudes et Planification

La mission du Service Etudes et Planification - Planifier les enseignements et les examens en respectant au mieux le cadencement pédagogique demandé tout en veillant à la cohérence et à la pertinence des emplois du temps des étudiants et des enseignants et dans les limites de faisabilité imposés par le contexte (calendriers des programmes, disponibilités des enseignants, disponibilité et typologie des salles, modalités d’enseignement etc..)

Les missions principales du Responsable du Service Etudes et Planification sont de superviser, à travers un encadrement de proximité, la mise en œuvre de la planification des enseignements et des examens, en aval du processus d'allocation et selon les contraintes de calendrier et les scenarii de programmation définis en étroite collaboration avec la direction de la pédagogie et le/la responsable d'ingénierie de production.

Missions

Sous la direction de la Directrice Adjointe de la Pédagogie :

Piloter le processus de planification pour l'ensemble des enseignements et des examens de GEM – tous programmes et tous sites – après avoir co-construit les calendriers académiques avec la Direction des Programmes

  • Optimiser les réservations de salle et utilisations des espaces en adéquation avec les pédagogies et modalités souhaitées
  • Contrôler la cohérence des emplois du temps (étudiants / enseignants / par programme et parcours) et le respect des cadencements demandés par les équipes pédagogiques
  • Etre à l'écoute des besoins exprimés par les équipes pédagogiques et se positionner en tant que force de proposition dans la recherche de solutions
  • Intégrer des demandes de planification ad hoc et hors process de type ExecED custom
  • Prendre en compte les problématiques transversales au sein de l'école liées à la planification dans un objectif de sécurisation réglementaire

Manager une équipe de 9 techniciens/ennes, de planification :

  • Organiser l'activité et être garant de l'organisation du temps de travail dans le respect des documents cadres et du rôle et responsabilités des collaborateurs (absences, congés, télétravail, continuité de service, etc..)
  • Fixer les objectifs avec cohérence et les évaluer
  • Favoriser le travail collaboratif, le mode projet, avec ce que cela suppose en terme de délégation, de responsabilisation et d'autonomie
  • Valoriser, encourager, prévenir, arbitrer et gérer les conflits, adopter une posture de médiation si nécessaire
  • Etre garant des processus internes au service et de leur évolution en fonction des besoins (métier, environnement, avec l'objectif d'une amélioration continue)
  • Gérer les moyens matériels et financiers mis à disposition avec pertinence, justice
  • Accompagner l'équipe au quotidien dans l'exécution des tâches dans leur périmètre et dans la résolution de leurs difficultés
  • Accompagner l'évolution individuelle et collective des membres de l'équipe (formation, compétences (EAPs) et politique des salaires) – Mobiliser et valoriser les compétences individuelles ou collectives / encourager
  • Recruter les collaborateurs en concertation avec le service RH.

Recueillir et traiter de façon ad hoc ou systémique les dysfonctionnements liés à la planification et en lien étroit avec les services périphériques – scolarité, DSI, production des programmes, DFRs Fonctions support. Proposer et superviser la mise en œuvre d'actions correctives concrètes et veiller à leur efficacité.

Etre responsable du processus de planification, alerter et veiller aux interactions les interactions avec les services de Ressources Humaines et de la Comptabilité pour la contractualisation, suivi et règlement des intervenants extérieurs (CDDU et honoraires), ainsi que les demandes de reporting du Contrôle de Gestion dans un objectif de sécurisation réglementaire (respect des contraintes)

Compétences requises :

  • Maitrise des outils informatiques
  • Capacité à comprendre l'organisation / les enjeux
  • Capacité à manager une équipe (valoriser, recadrer, accompagner, faire évoluer, motiver, recruter)
  • Capacité à adapter l'organisation en fonction de l'évolution des besoins
  • Capacité à gérer un projet (planning, coûts, ressources)
  • Analyser les besoins des parties prenantes
  • Définir les axes prioritaires et le cadre de l'intervention
  • Préconiser des améliorations en matière de procédures         
  • Définir les indicateurs de pilotage
  • Autonomie, Leadership
  • Proactivité, être force de proposition
  • Rigueur, conscience professionnelle
  • Flexibilité, Adaptabilité, Polyvalence, Sens de l'Organisation
  • Travail d'équipe, Sens du service et du relationnel
  • Communication (diffusion et transmission), savoir rendre compte, Capacité d'écoute

Eléments pratiques :

  • Poste à pourvoir sur notre Campus de Grenoble, 12 rue Pierre Sémard
  • Prise de poste : ASAP
  • Niveau : Cadre
  • Temps de travail : Forfait jour – 5 jours/ semaine
  • Salaire : A négocier selon profil et expérience

Postuler

Envoyez dès aujourd'hui votre candidature (CV + lettre de motivation) à larisa.ribot@grenoble-em.com

Mis à jour le 04 Juin 2021 à 10h33