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22 oct 2013

Les 5 étapes clés de la gestion de projet

C'est le grand retour des travaux en groupe pour les étudiants. Pas évident de jongler avec les caractères et les compétences de chacun. Sophie-Buer et Robert Volsy, professeurs à Grenoble Ecole de Management, donnent leurs conseils pour améliorer le travail à plusieurs. Zoom sur les 5 étapes clés de la gestion de projet.

1. Se mettre d'accord sur la définition de « projet ».

Un projet est un élément nouveau. Il nécessite une équipe pluridisciplinaire et implique une date de fin avec un livrable. Ce livrable n'est pas nécessairement une rentrée d'argent. Il peut s'agir de la réalisation d'un événement, de la (ré)organisation d'un service, etc ...
 

2. Garder en tête que projet = Profit + Cohésion. Explications.

Chaque membre doit pouvoir « tirer un profit » - collectif ou individuel - en travaillant sur son projet. Halte aux idées reçues ! Là encore, il ne s'agit pas forcément d'argent. L'étudiant pourra valoriser une expérience, faire évoluer ses compétences ou améliorer sa compréhension d'une problématique.
La cohésion de l'équipe est essentielle pour arriver au bout du projet ensemble. Dans l'idéal, les membres doivent former un groupe pluridisciplinaire. Cela implique un rôle important du management d'équipe car chaque membre détient un langage et une sensibilité différente. Chacun doit accepter de se remettre en cause.
 

3. Obtenir une vision globale des acteurs.

L'équipe doit identifier et impliquer le plus tôt possible toutes les parties prenantes : les membres de l'équipe projet et le donneur d'ordre mais aussi les fournisseurs, les sponsors, les utilisateurs,... Ces acteurs peuvent impacter positivement ou négativement le projet. Le but : les rencontrer rapidement pour désamorcer les éventuels blocages ou « pêcher les bonnes idées ». Ils aident à conduire le changement. Par exemple, penser aux associations de riverains pour un chantier à démarrer.
 

4. Apprendre à communiquer

Une fois les parties prenantes détectées, il faut prendre le temps de les rencontrer afin de leur expliquer le projet. Mais il faut les tenir informés tout au long du projet. Cela nécessite un vrai plan de communication: quel message faire passer ? De quelle manière ? Via quels supports ou quelles actions ? Qui gèrera la relation avec les acteurs ? Il faut définir les cibles, les objectifs, les moyens, le planning, (et le budget).
 

5. Savoir s'organiser.

L'équipe projet devra désigner un chef de projet. Il sera garant de la relation avec le donneur d'ordre et donnera la direction à suivre. Il devra être accompagné d'un responsable temps (garant du planning et des tâches de chacun), d'un responsable relations tiers (qui gère la relation avec les parties prenantes du projet), d'un responsable communication interne (qui s'assure du niveau d'information de chaque membre de l'équipe), d'un responsable budget et d'un responsable ressources humaines (qui veillera aux bonnes relations entre les membres durant cette aventure humaine !). La séparation des tâches est très importante. Elle sépare également le stress qui devient plus supportable car il sera collectif, tout comme la victoire !

Bon à savoir : le chef de projet peut s'essouffler. Le leadership peut tourner dans l'équipe projet au sein de laquelle tous les membres sont égalitaires.
 

A noter : GEM a imaginé il y a 10 ans le Grand Prix des Gestion de Projet (GP).

Tous les ans depuis 2003, les 600 étudiants de première année organisent des événements dans toute la ville de Grenoble : concours de négociation, exposition photographique, conférence TEDx, concours d'improvisation théâtrale, etc.

Ces « Gestions de projets » représentent 10 heures de cours théoriques et au moins 60 heures consacré à la réalisation du projet (soit environ 600h par équipe). Cependant l'investissement représente parfois 1500 à 2000 heures comprenant des essais, des erreurs et des résultats probants.